Les procédures reposent sur les habitudes de chacun
Deux personnes réalisent la même tâche différemment, sans document officiel pour les guider.
Gestion des connaissances & agents IA
Transformez le savoir de votre entreprise en assistants IA utiles
GVISION rédige vos procédures opérationnelles (SOP), structure votre wiki d'entreprise et prépare une base documentaire RAG fiable, afin que vos collaborateurs et vos agents IA trouvent rapidement la bonne information.
✓ Documentation claire ✓ Réponses basées sur vos sources ✓ Accès sécurisés
Accès contrôlés
Base synchronisée
Procédures
PDF & contrats
SharePoint
Base de connaissances
Agent IA
Outils métier
AI Assistant interne GVISION
Voici la procédure validée pour traiter une demande urgente en dehors des heures de bureau.
Source : SOP-014 · version 3 Informations à jour
Votre entreprise possède déjà la connaissance dont l'IA a besoin.
Notre rôle est de la collecter, de la clarifier et de la rendre réellement exploitable.
SOP Des procédures faciles à suivre
Wiki Une source de vérité commune
RAG Des réponses fondées sur vos documents
Le point de départ
La connaissance existe, mais elle est souvent dispersée
Avant de connecter une intelligence artificielle à votre entreprise, il faut lui donner des informations fiables, compréhensibles et à jour.
Une IA ne peut pas deviner vos méthodes internes. Elle doit pouvoir consulter une documentation validée, comme le ferait un collaborateur expérimenté.
Les informations sont réparties dans trop d'outils
Word, PDF, e-mails, Teams, SharePoint, dossiers réseau et applications métier contiennent chacun une partie de la réponse.
La formation des nouveaux collaborateurs prend du temps
Les nouveaux arrivants doivent interrompre leurs collègues pour comprendre les méthodes et les exceptions.
Une partie du savoir dépend de quelques personnes
Une absence ou un départ peut rendre certaines connaissances difficiles à retrouver ou à transmettre.
Les assistants IA donnent des réponses trop générales
Ils connaissent le monde public, mais pas vos contrats, vos règles, vos clients ou vos procédures internes.
Plusieurs versions d'un même document circulent
Vos équipes ne savent plus toujours quelle procédure est à jour ni qui doit la valider.
Notre service
Trois fondations pour une entreprise prête pour l'IA
Nous construisons une chaîne de connaissances cohérente, depuis la rédaction des procédures jusqu'à leur utilisation par vos collaborateurs et vos agents IA.
01 — PROCÉDURES
SOP : des méthodes claires que chacun peut suivre
Une SOP explique simplement comment réaliser une tâche récurrente. GVISION échange avec vos équipes et transforme leur expérience en procédures structurées, faciles à appliquer et à mettre à jour.
- Objectifs et responsabilités
- Étapes détaillées et contrôles
- Exceptions et situations particulières
- Documents, modèles et outils associés
- Version, propriétaire et date de révision
Exemple : comment accueillir un client, traiter une facture, créer un utilisateur ou gérer un incident.
02 — CONNAISSANCES
Wiki : un centre de connaissances vivant
Le wiki devient le point de référence de votre entreprise. Vos équipes y retrouvent les procédures, guides, règles internes, réponses fréquentes et documents utiles dans une structure claire.
- Arborescence adaptée à vos services
- Recherche rapide et navigation simple
- Gestion des versions et validations
- Contenus RH, métiers et techniques
- Accès depuis vos outils habituels
Résultat : une source unique et fiable, au lieu d'informations éparpillées dans plusieurs dossiers.
03 — AGENTS IA
RAG : des réponses basées sur vos propres documents
Un système RAG permet à un agent IA de rechercher la bonne information dans vos documents avant de répondre. Il s'appuie ainsi sur vos sources validées plutôt que sur une réponse générale.
- Sélection et nettoyage des sources
- Préparation des documents pour la recherche
- Réponses accompagnées de références
- Respect des droits d'accès
- Méthode de mise à jour continue
En termes simples : l'assistant consulte votre bibliothèque interne avant de formuler sa réponse.
Une seule chaîne de connaissance
Documenter. Structurer. Connecter. Automatiser.
Les SOP, le wiki et le RAG ne sont pas trois projets isolés. Ils forment les différentes étapes d'une même stratégie de transmission et d'utilisation du savoir.
Collecter
Nous identifions les connaissances présentes dans vos documents et auprès de vos collaborateurs.
Rédiger
Nous transformons les pratiques réelles en procédures simples, homogènes et compréhensibles.
Centraliser
Nous organisons les contenus dans un wiki ou une base documentaire structurée.
Sécuriser
Nous définissons qui peut consulter, modifier ou utiliser chaque catégorie d'information.
Connecter
Nous rendons les connaissances accessibles à vos assistants et agents IA.
Automatiser
Nous relions l'IA à vos outils pour préparer une réponse ou déclencher une action contrôlée.
Applications concrètes
Une base de connaissances utile dans chaque département
Le projet peut commencer par un besoin précis, avec un périmètre limité et des résultats immédiatement mesurables.
Support & service client
Retrouver une procédure, guider un collaborateur, proposer une réponse ou identifier les étapes de résolution d'une demande.
Ressources humaines
Répondre aux questions d'onboarding, retrouver une politique interne, expliquer un processus administratif ou guider un nouveau collaborateur.
Administration & finance
Accéder aux règles de validation, aux modèles, aux procédures de facturation et aux informations nécessaires au traitement d'un dossier.
Équipe commerciale
Consulter les services, les arguments, les conditions, les procédures de remise d'offre et les réponses aux objections fréquentes.
Direction & management
Visualiser les processus, clarifier les responsabilités et identifier les connaissances qui doivent encore être documentées.
Opérations & qualité
Appliquer les mêmes méthodes, utiliser les documents validés et gérer de façon cohérente les situations habituelles ou exceptionnelles.
VOTRE BASE
DE CONNAISSANCES
DE CONNAISSANCES
Microsoft 365
SharePoint
Teams
Copilot Studio
CRM / ERP
n8n
Applications métier
Outils & intégrations
Connectez vos connaissances aux outils que vous utilisez déjà
Votre entreprise n'a pas besoin de remplacer toutes ses applications. GVISION construit la solution autour de votre environnement, de vos contraintes et de vos objectifs.
- Microsoft 365
- Microsoft SharePoint
- Microsoft Teams
- Copilot & Copilot Studio
- OneDrive
- Notion & Confluence
- Google Drive
- CRM, ERP et outils métier
- Power Automate
- n8n et workflows IA
Des agents IA qui peuvent aussi agir.
Selon votre projet, l'agent peut rechercher une information, préparer un brouillon, compléter un formulaire, consulter un dossier ou déclencher un workflow avec des règles et validations définies.
Selon votre projet, l'agent peut rechercher une information, préparer un brouillon, compléter un formulaire, consulter un dossier ou déclencher un workflow avec des règles et validations définies.
Notre méthode
Un projet structuré, de l'interview jusqu'à l'agent IA
Vos collaborateurs restent les propriétaires de la connaissance métier. GVISION organise, rédige, sécurise et intègre la solution.
Planifier un atelierDiagnostic documentaire
Nous analysons les procédures, les espaces de stockage, les outils et les besoins des différents services. Nous identifions les connaissances prioritaires et les doublons.
Collecte des connaissances
Nous organisons des entretiens ou des ateliers avec les personnes qui maîtrisent les processus, afin de documenter ce qui est réellement fait sur le terrain.
Rédaction et structuration
Nous transformons les informations collectées en contenus cohérents, faciles à comprendre et organisés selon une structure commune.
Validation par vos équipes
Chaque procédure est relue par les responsables concernés avant publication. Les règles métier et les décisions restent sous votre contrôle.
Préparation pour l'intelligence artificielle
Nous préparons les documents afin qu'un agent IA puisse trouver rapidement la bonne information, respecter les accès et indiquer les sources utilisées.
Intégration et amélioration continue
Nous connectons la base à vos outils et mettons en place une méthode simple pour ajouter, corriger, valider et réviser les futurs contenus.
Sécurité & gouvernance
Vos connaissances restent sous contrôle
Une base documentaire peut contenir des informations internes sensibles. La sécurité et la gouvernance doivent être prévues dès le début du projet.
- Droits d'accès par utilisateur, rôle ou département
- Séparation des informations publiques et confidentielles
- Authentification et contrôle des identités
- Gestion des versions et historique des modifications
- Validation des nouvelles procédures avant publication
- Révision et suppression des contenus obsolètes
- Prise en compte du RGPD et des politiques internes
- Choix de l'hébergement selon vos contraintes
Un agent IA ne doit accéder qu'aux informations que son utilisateur est autorisé à consulter.
Ce que vous recevez
Des livrables utiles, pas uniquement de la documentation
Le contenu exact dépend du périmètre, mais chaque projet vise à rendre le savoir durable, accessible et directement exploitable.
Les sources, les responsables, les doublons et les informations prioritaires.
Une structure homogène adaptée à votre organisation et à vos processus.
Des contenus complets, relus et validés par vos responsables métier.
Une organisation claire pour retrouver rapidement chaque information.
Des documents nettoyés, structurés et prêts à être interrogés par l'IA.
Un assistant interne adapté à un besoin précis et à vos droits d'accès.
Responsables, validations, révisions et règles de mise à jour.
Une méthode durable pour vos équipes, au-delà de la livraison initiale.
Pourquoi GVISION
Un partenaire IT belge pour structurer et activer votre connaissance
La documentation, la sécurité, Microsoft 365, les infrastructures et les agents IA sont gérés par une seule équipe.
Approche métier
Nous commençons par comprendre votre activité et vos équipes avant de choisir les outils.
Expertise IT complète
SharePoint, Microsoft 365, identités, sécurité, automatisation et intelligence artificielle.
Explications accessibles
Des concepts complexes traduits en décisions et bénéfices compréhensibles par tous.
Accompagnement durable
Nous vous aidons à maintenir la documentation et les agents IA dans le temps.
Questions fréquentes
Comprendre les SOP, le RAG et les Wiki d'entreprise
Les réponses essentielles pour démarrer votre projet sans jargon inutile.
Poser une questionQu'est-ce qu'une SOP ?
Une SOP, ou procédure opérationnelle standard, est un document qui explique les étapes à suivre pour réaliser une tâche de manière cohérente. Elle aide chaque collaborateur à appliquer la même méthode et à respecter les contrôles définis par l'entreprise.
Quelle est la différence entre un wiki et un système RAG ?
Le wiki est l'espace dans lequel les collaborateurs consultent les connaissances de l'entreprise. Le système RAG permet à un assistant IA de rechercher automatiquement une information dans ces connaissances avant de répondre. Les deux solutions peuvent fonctionner ensemble.
Le RAG est-il une intelligence artificielle ?
Le RAG n'est pas une intelligence artificielle en lui-même. Il agit comme un pont entre l'assistant IA et vos documents internes. Il permet à l'assistant de consulter vos sources avant de formuler sa réponse.
Devons-nous déjà avoir beaucoup de documentation ?
Non. GVISION peut partir de vos fichiers existants et des connaissances détenues par vos collaborateurs. Le projet peut commencer par quelques procédures essentielles, puis s'étendre progressivement.
Pouvez-vous utiliser nos documents Word, PDF et SharePoint existants ?
Oui. Nous pouvons analyser et restructurer des informations provenant notamment de Word, PDF, Excel, SharePoint, OneDrive, Teams, Notion, Confluence et d'autres plateformes. La faisabilité dépend de la qualité, de la confidentialité et du format des données.
Pouvons-nous conserver notre environnement Microsoft 365 ?
Oui. SharePoint peut devenir votre centre documentaire, avec une intégration possible dans Teams, Copilot, Copilot Studio ou Power Automate. GVISION peut également connecter d'autres plateformes selon votre environnement.
Un agent IA peut-il accéder à toutes nos informations ?
Non. Les droits sont définis selon le rôle de chaque utilisateur. Un collaborateur ne doit pas recevoir une réponse fondée sur un document qu'il n'est normalement pas autorisé à consulter.
Qui valide les procédures rédigées ?
Les responsables métier de votre entreprise valident les procédures. GVISION organise, rédige et structure les contenus, mais les règles et les décisions métier restent sous votre contrôle.
Comment maintenir la documentation à jour ?
Nous mettons en place des propriétaires, des dates de révision, un historique de versions et un processus de validation. Une procédure peut ainsi être vérifiée régulièrement et remplacée lorsqu'une nouvelle version est approuvée.
Ce service est-il réservé aux grandes entreprises ?
Non. Une PME peut commencer par un seul processus, un espace documentaire simple et un assistant interne limité à un besoin précis. La solution peut ensuite évoluer avec l'entreprise.
Commencez simplement
Donnez à vos équipes et à vos agents IA des informations fiables
Nous pouvons commencer par un département, un processus ou un cas d'usage concret : onboarding, support client, administration, documentation IT ou connaissances commerciales.
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