Microsoft 365 KMO is uitgegroeid tot een onmisbaar hulpmiddel voor Belgische kleine en middelgrote ondernemingen. De meeste teams gebruiken Outlook, Word, Excel, Teams of OneDrive dagelijks. Toch blijft een groot deel van de waarde van Microsoft 365 vaak onderbenut.
Veel KMO's betalen voor een Microsoft 365 Business Standard- of Business Premium-licentie, maar gebruiken slechts een klein deel van de beschikbare functionaliteiten. Het resultaat: teams blijven tijd verliezen met e-mailgestuurde bestanden, taken die in Excel-spreadsheets worden bijgehouden, handmatig ingeplande afspraken, slecht geordende documenten of interne goedkeuringen die zonder methode rondgaan.
Voor een KMO betekent het correct gebruiken van Microsoft 365 niet het toevoegen van complexiteit. Integendeel, het doel is om het dagelijkse werk te vereenvoudigen, informatie te centraliseren, bepaalde taken te automatiseren en fouten te verminderen.
Bij GVISION begeleiden we kmo's in Brussel en België bij de implementatie, beveiliging en optimalisatie van Microsoft 365 Kmo. Hier zijn 10 minder gebruikte functies die de productiviteit van uw bedrijf echt kunnen verbeteren.
Microsoft Loop: samenwerken zonder bestanden te vermenigvuldigen
Microsoft Loop is een van de meest interessante functies voor teams die samenwerken aan projecten, notities, actieplannen of verslagen.
Het principe is simpel: in plaats van een Word-document of Excel-spreadsheet per e-mail te verzenden, maak je een collaboratief component dat overal waar het wordt gedeeld, gesynchroniseerd blijft. Een Loop-component kan een takenlijst, een tabel, een notitie, een checklist of een mini-projectplan zijn.
Bijvoorbeeld, een team kan tijdens een vergadering een actielijst maken in Teams. Dezelfde lijst kan vervolgens worden gedeeld in Outlook of worden toegevoegd aan een Loop-pagina. Elke wijziging blijft gesynchroniseerd.
Voor een MKB kan Loop nuttig zijn voor:
- een verkoopvergadering voorbereiden ;
- acties volgen na een klantenafspraak; ;
- een kleinschalig intern project organiseren ;
- ideeën van het team centraliseren ;
- voorkom meerdere versies van hetzelfde bestand; ;
- onnodige e-mailuitwisseling verminderen.
Loop is bijzonder interessant voor KMO's die al gebruikmaken van Teams en Outlook, maar nog geen gestructureerde manier hebben om actiepunten op te volgen.
Bij GVISION bevelen we Loop aan voor teams die snel willen samenwerken zonder een 'functionele nachtmerrie' te creëren. Het is een eenvoudig hulpmiddel, maar zeer krachtig wanneer het goed is geïntegreerd in de werkroutines.
2. Microsoft Lists: vervang Excel-trackingbestanden
In veel KMO's wordt Excel voor alles gebruikt: opvolging van aanvragen, planning, materiaalbeheer, klantenlijst, opvolging van interventies, interne aanvragen, bestellingen, incidenten, onboarding, enzovoort.
Excel is erg nuttig, maar het is niet altijd het ideale hulpmiddel om informatie bij te houden die tussen meerdere personen wordt gedeeld. Wanneer een bestand wordt gewijzigd door meerdere gebruikers, per e-mail wordt verzonden of wordt gedupliceerd, treden er snel fouten op.
Microsoft Lists maakt het mogelijk om gestructureerde, deelbare en collaboratieve lijsten te maken. In tegenstelling tot een eenvoudig Excel-werkblad, kan een lijst aangepaste kolommen, statussen, filters, weergaven, meldingsregels en automatiseringen bevatten.
Voorbeelden van gebruik voor een MKB:
- klantenverzoeken opvolgen ;
- inventarisatie van informatica ;
- contractbeheer ;
- Lijst met leveranciers ;
- incidentenregister ;
- beheer van apparatuur ;
- Onderhoud plannen ;
- onboarding van nieuwe medewerkers ;
- Administratieve taken opvolgen.
Een KMO kan bijvoorbeeld een lijst «Interne aanvragen» creëren met de volgende kolommen: aanvrager, betrokken dienst, prioriteit, status, verantwoordelijke, deadline en opmerking. Elke aanvraag kan gevolgd worden zonder informatie te verliezen in de e-mails.
GVISION kan uw bedrijf helpen om verspreide Excel-bestanden om te zetten in Microsoft 365-lijsten die beter georganiseerd, gemakkelijker te delen en eenvoudiger te onderhouden zijn.
3. Planner en To Do: taken van individuen en teams beter beheren
Taakbeheer is vaak een zwak punt in het MKB. Acties worden genoteerd in e-mails, notitieboekjes, Teams-berichten of Excel-bestanden. Uiteindelijk worden sommige taken vergeten, zijn verantwoordelijkheden onduidelijk en worden deadlines niet nageleefd.
Microsoft 365 biedt twee complementaire hulpmiddelen: Microsoft Planner en Microsoft To Do.
Planner is ideaal voor het beheren van taken van een team. Hiermee kun je plannen, borden, kolommen, taken, toegewezen personen, deadlines en checklists maken.
To Do is voornamelijk bedoeld voor persoonlijke organisatie. Het stelt elke gebruiker in staat om zijn dag, prioriteiten en herinneringen te beheren.
De kracht van Microsoft 365 is dat deze tools met elkaar kunnen samenwerken. Een taak die wordt toegewezen in Planner kan verschijnen in To Do. Een belangrijke e-mail kan een taak worden. Een gebruiker kan zijn acties bundelen in «Mijn dag».
Voor een MKB kan dit de opvolging aanzienlijk verbeteren:
- commerciële taken; ;
- opvolging na vergadering ;
- administratieve aanvragen; ;
- dossierbereiding ;
- IT-interventiebeheer ;
- opvolging van interne projecten ;
- coördinatie tussen afdelingen.
Een goede gewoonte is om Planner te gebruiken voor teamprojecten en To Do voor individuele prioriteiten. Dit helpt voorkomen dat persoonlijke acties vermengd worden met collectieve taken.
Bij GVISION kunnen we MKB-bedrijven helpen een eenvoudige methode te definiëren: welke tools gebruiken, voor welke soorten taken, met welke regels en best practices.
4. Microsoft Bookings: automatiseer afspraken maken
Het maken van afspraken kan veel tijd in beslag nemen. Tussen e-mailuitwisselingen, voorstellen voor tijdsloten, bevestigingen en wijzigingen, kan een simpele vergadering meerdere heen-en-weergesprekken vereisen.
Microsoft Bookings maakt het mogelijk om een online boekingspagina te maken. Klanten, prospects of medewerkers kunnen dan een beschikbaar tijdslot kiezen volgens de regels die door het bedrijf zijn ingesteld.
Voor een MKB kan Bookings worden gebruikt voor:
- zakelijke afspraken ;
- consultaties ;
- technische support;
- ter plaatse interventies; ;
- personeelsgesprekken ;
- opleidingen;
- afspraak met een administratieve dienst ;
- interne permanenties.
Het bedrijf kan de werktijden, de duur van afspraken, de beschikbare personen, de soorten diensten en automatische bevestigingen definiëren.
Concreet voorbeeld: een KMO die IT-ondersteuningsafspraken aanbiedt, kan een Boekingen-pagina aanmaken met verschillende soorten afspraken: externe ondersteuning, lokale interventie, Microsoft 365-audit, cybersecurity-advies. De klant kiest een tijdslot en ontvangt automatisch een bevestiging.
Voor bedrijven die veel tijd verliezen met het plannen van afspraken, is Bookings een eenvoudige en zeer kosteneffectieve functie.
GVISION kan Microsoft Bookings configurer om het aan te passen aan uw organisatie, uw planningen, uw teams en uw merk.
5. Microsoft Forms: informatie verzamelen zonder e-mailverkeer
Microsoft Forms maakt het mogelijk om snel formulieren, quizzen, peilingen en enquêtes te maken. Het is een vaak onderbenutte functie, terwijl het talrijke e-mailuitwisselingen kan vervangen.
In een MKB kan Forms worden gebruikt om gestructureerd informatie te verzamelen:
- verlof aanvragen ;
- klanttevredenheid ;
- materiële aanvraag; ;
- inschrijving voor een cursus ;
- interne feedback ;
- contactformulier ;
- verzoek om interventie ;
- enquete na project ;
- vragenlijst ter voorbereiding op een afspraak.
Het voordeel is simpel: de antwoorden zijn gecentraliseerd, exporteerbaar en gemakkelijk te analyseren. In plaats van onvolledige informatie per e-mail te ontvangen, kan het bedrijf bepaalde verplichte velden opleggen en de antwoorden structureren.
Forms kan ook gecombineerd worden met Power Automate. Bijvoorbeeld, wanneer een formulier wordt ingevuld, kan er een melding worden gestuurd naar een manager, een taak worden aangemaakt of een rij worden toegevoegd aan een lijst.
Voor een MKB maakt dit het mogelijk om eenvoudige processen te professionaliseren zonder een specifieke applicatie te ontwikkelen.
Bij GVISION gebruiken we Forms vaak als eerste stap in automatisering voor KMO's die tijd willen besparen zonder zware investeringen.
6. Power Automate: routinetaken automatiseren
Power Automate is een van de krachtigste tools van Microsoft 365, maar ook een van de minst gebruikte door het MKB.
Zijn doel is simpel: repetitieve acties automatiseren tussen meerdere Microsoft 365-applicaties of externe services.
Voorbeelden van nuttige automatiseringen voor een KMO:
- een Teams-notificatie verzenden wanneer een formulier is ingevuld ;
- Creëer een Planner taak na een klantverzoek; ;
- automatisch e-mail verzenden na validatie ;
- een manager om goedkeuring vragen ;
- Outlook bijlage opslaan in SharePoint ;
- een manager waarschuwen wanneer een document wordt gewijzigd; ;
- Maak een item in Microsoft Lists na een Forms-reactie ;
- een workflow voor goedkeuring starten voor een factuur, offerte of interne aanvraag.
Het voordeel is dat deze automatiseringen geleidelijk kunnen worden geïmplementeerd. Het is niet nodig om alles in één keer te automatiseren. Identificeer eenvoudig de repetitieve taken die elke week tijd kosten.
Power Automate wordt bijzonder interessant wanneer het gecombineerd wordt met SharePoint, Teams, Forms, Outlook, Lists en Planner.
GVISION kan KMO's helpen bij het identificeren van de processen die met prioriteit geautomatiseerd kunnen worden. Het doel is om tijd te besparen zonder het werk van de gebruikers te bemoeilijken.
7. SharePoint: veel meer dan opslagruimte
Veel KMO's gebruiken SharePoint uitsluitend als een «cloud-bestandsserver». Dit is een veelvoorkomende fout. SharePoint kan veel meer dan alleen documenten opslaan.
Een goed gestructureerde SharePoint-site maakt het mogelijk om bestanden te centraliseren, machtigingen te beheren, documenten per afdeling te organiseren, versies bij te houden, samenwerking te faciliteren en duplicaten te verminderen.
Vaak onderbenutte functies zijn:
- documentbibliotheken ;
- versiegeschiedenis ;
- metadata;
- aangepaste weergaven ;
- toegangsmachtigingen per groep ;
- gecontroleerde externe deling ;
- interne pagina's ;
- integratie met Teams ;
- Regels en meldingen.
De versiegeschiedenis is bijzonder handig. Als een document per ongeluk wordt gewijzigd, is het mogelijk om terug te keren naar een eerdere versie. Dit kan lange tijdverspilling voorkomen.
Voor een KMO is de juiste aanpak om een eenvoudige architectuur te creëren: één site per afdeling of functie, duidelijke bibliotheken, goed gedefinieerde machtigingen, een naamgevingsconventie, een beleid voor extern delen en eenvoudig beheer.
Bij GVISION helpen we MKB-bedrijven bij het migreren, structureren en beveiligen van SharePoint, om er een echt samenwerkingstool van te maken, en niet slechts een opslagruimte.
8. OneDrive: synchronisatie, mobiliteit en bestandsbeveiliging
OneDrive wordt vaak verkeerd begrepen. Veel gebruikers denken dat het gewoon een persoonlijke opslagmap in de cloud is. In werkelijkheid kan OneDrive de productiviteit en de beveiliging van werkbestanden aanzienlijk verbeteren.
Met OneDrive kunnen gebruikers hun bestanden vanaf meerdere apparaten openen, hun documenten synchroniseren, bestanden op een gecontroleerde manier delen en gemakkelijker op afstand werken.
Een zeer nuttige functie is «Bestanden op aanvraag». Hiermee kunnen bestanden in de Windows Verkenner worden bekeken zonder ze allemaal lokaal te downloaden. Dit bespaart schijfruimte en behoudt toegang tot de documenten.
Voor een MKB is OneDrive nuttig voor:
- vervang de bestanden die alleen op het bureaublad zijn opgeslagen; ;
- belangrijke documenten van de gebruiker beschermen; ;
- het veranderen van pc vergemakkelijken ;
- werken in de mobiliteit ;
- een bestand delen zonder het als bijlage te versturen; ;
- verlies van documenten voorkomen bij een computerstoring.
Maar OneDrive moet goed geconfigureerd zijn. Synchronisatieregels, externedeling, toegang en best practices voor gebruikers moeten worden vastgesteld.
GVISION begeleidt kmo's bij de configuratie van OneDrive, met name om klassieke fouten te vermijden: verspreide bestanden, verkeerd begrepen synchronisatie, te open delen of verwarring tussen OneDrive en SharePoint.
9. Microsoft 365 Gebruiksrapporten: Licenties en Adoptie Sturen
Veel MKB's betalen voor Microsoft 365-licenties zonder precies te weten hoe ze worden gebruikt. Sommige gebruikers hebben een te geavanceerde licentie, anderen gebruiken de beschikbare tools niet, en sommige services blijven volledig onbenut.
Het Microsoft 365-beheercentrum biedt gebruiksrapporten. Deze rapporten helpen u het gebruik van services zoals Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams of Microsoft 365-apps beter te begrijpen.
Voor een MKB kunnen deze rapporten helpen om antwoord te geven op verschillende vragen:
- welke gebruikers gebruiken Teams echt?
- hoeveel mensen gebruiken OneDrive?
- zijn de licenties geschikt voor behoeften?
- Zijn bepaalde accounts inactief?
- Welke diensten worden onderbenut?
- Moeten teams worden getraind in bepaalde tools?
- Kunnen de licentiekosten worden geoptimaliseerd?
Deze rapporten zijn bijzonder nuttig voor leidinggevenden en IT-managers. Ze maken datagestuurde beslissingen mogelijk, in plaats van beslissingen die alleen op indrukken zijn gebaseerd.
Bij GVISION kunnen we het Microsoft 365-gebruik van een bedrijf analyseren om licenties te optimaliseren, de adoptie te verbeteren en functionaliteiten te identificeren die een echt productiviteitsvoordeel kunnen opleveren.
10. Clipchamp: maak eenvoudig professionele video's
De video wordt steeds meer gebruikt in het bedrijfsleven: interne communicatie, tutorials, presentaties, trainingen, onboarding, productdemonstraties, LinkedIn-publicaties of marketingcontent.
Toch denken veel MKB's dat ze complexe software nodig hebben om video's te maken. Microsoft Clipchamp maakt het maken en bewerken van video's veel eenvoudiger.
Met Clipchamp kan een MKB creëren:
- promotievideo's ;
- interne tutorials ;
- trainingscapsules ;
- HR-berichten ;
- video's voor sociale media ;
- product- of demonstrateien van diensten; ;
- onboardingmateriaal voor nieuwe medewerkers.
Dit is bijzonder nuttig voor bedrijven die hun communicatie willen professionaliseren zonder direct te investeren in geavanceerde video-tools.
Bijvoorbeeld, een KMO kan een korte video maken waarin wordt uitgelegd hoe een interne procedure moet worden gebruikt, hoe toegang kan worden verkregen tot SharePoint of hoe een aanvraag in Teams kan worden gevolgd. Dit kan repetitieve vragen verminderen en de autonomie van gebruikers verbeteren.
GVISION kan MKB'ers begeleiden bij de integratie van Clipchamp in hun Microsoft 365-omgeving, met name voor intern gebruik, training en communicatie.
Waarom worden deze functies vaak onderbenut in het MKB?
Als Microsoft 365 zo krachtig is, waarom worden deze functies dan nog steeds weinig gebruikt?
Het antwoord is simpel: de meeste MKB-bedrijven zijn geleidelijk uitgerust, zonder een echt adoptiestrategie. Licenties zijn ingeschakeld, Outlook en Teams worden gebruikt, maar gebruikers weten niet altijd welke tools ze moeten kiezen op basis van hun behoeften.
De veelvoorkomende problemen zijn:
- gebrek aan vorming ;
- gebrek aan bestuur ;
- Slechte SharePoint-structuur ;
- Verwarring tussen Teams, OneDrive en SharePoint; ;
- vermijd gewoontes te breken ;
- afwezigheid van interne vertegenwoordiger ;
- ongunstige Microsoft 365-instellingen ;
- onvoldoende beveiliging ;
- slecht passende licenties.
Daarom mag een Microsoft 365-traject niet beperkt blijven tot het aanmaken van gebruikersaccounts. Er moet ook worden nagedacht over de organisatie, processen, beveiliging en adoptie door de teams.
Hoe GVISION uw MKB kan helpen Microsoft 365 beter te benutten
Bij GVISION begeleiden we Belgische KMO's bij de implementatie, het beheer en de optimalisatie van Microsoft 365.
Onze aanpak is om te beginnen met uw realiteit: uw team, uw huidige tools, uw gewoontes, uw beperkingen en uw doelen. Daarna identificeren we de Microsoft 365-functionaliteiten die daadwerkelijk waarde kunnen toevoegen.
GVISION kan u begeleiden bij:
- de audit van uw Microsoft 365-omgeving ;
- licentieoptimalisatie ;
- het beveiligen van accounts ;
- de MFA-configuratie ;
- de implementatie van SharePoint ;
- de migratie van bestanden naar OneDrive en SharePoint; ;
- de Teams-configuratie ;
- automatisering met Power Automate ;
- het aanmaken van formulieren met Formulieren; ;
- de organisatie van taken met Planner en To Do; ;
- de implementatie van Bookings; ;
- gebruikersopleiding ;
- Microsoft 365-beheer ;
- dagelijkse gebruikersondersteuning.
Het doel is om Microsoft 365 te transformeren in een echt productiviteitstool, en niet alleen in een kantoorsuite.
Conclusie: Microsoft 365 kan veel meer doen voor uw MKB
Microsoft 365 voor het MKB is vaak al aanwezig in bedrijven, maar wordt zelden optimaal benut. Voor een MKB kunnen de voordelen aanzienlijk zijn: minder onnodige e-mails, minder dubbele bestanden, betere organisatie, automatisering van repetitieve taken, betere samenwerking en meer veiligheid.
De 10 functies die in dit artikel worden belicht, kunnen uw Microsoft 365 MKB (MKB) snel helpen om tijd te besparen: Microsoft Loop, Microsoft Lists, Planner en To Do, Microsoft Bookings, Microsoft Forms, Power Automate, SharePoint, OneDrive, Gebruiksrapporten en Clipchamp.
Gebruikt u al Microsoft 365 Zakelijk, maar heeft u het gevoel dat u er niet het maximale uithaalt?
Contacteer GVISION om uw omgeving te auditen, uw licenties te optimaliseren, uw accounts te beveiligen en de meest nuttige tools voor uw MKB te implementeren.
Veelgestelde vragen — Microsoft 365 voor het midden- en kleinbedrijf
Is Microsoft 365 geschikt voor kleine MKB-bedrijven?
Ja. Microsoft 365 is geschikt voor kleine en middelgrote ondernemingen, mits de juiste licenties worden gekozen en de tools correct worden geconfigureerd. Een klein MKB kan al profiteren van Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook, Forms, Planner en Bookings.
Hoeveel kost een migratie naar SharePoint?
OneDrive is voornamelijk bedoeld voor persoonlijke of individuele bestanden van een gebruiker. SharePoint is bedoeld voor gedeelde bestanden van een team, afdeling of het bedrijf. Beide tools vullen elkaar aan.
Is Microsoft Teams voldoende om teamwerk te organiseren?
Teams is een uitstekend centraal punt, maar moet worden gecombineerd met SharePoint, Planner, OneDrive, Loop en soms Lists of Forms om een echte gestructureerde samenwerkingsruimte te worden.
Kunnen we taken automatiseren met Microsoft 365?
Ja. Power Automate maakt het mogelijk om veel taken te automatiseren: meldingen, validaties, goedkeuringen, het aanmaken van taken, het verwerken van formulieren of documentbeheer.
Verbetert Microsoft 365 de beveiliging van een MKB?
Ja, mits de omgeving goed is ingericht. MFA, toegangsbeheer, Defender, Intune, deelbeleid, back-ups en goede gebruikerspraktijken kunnen de beveiliging sterk verbeteren.
Kan GVISION gebruikers trainen in Microsoft 365?
Ja. GVISION kan kmo's begeleiden bij de configuratie, training, ondersteuning en adoptie van Microsoft 365, zodat de tools daadwerkelijk door de teams worden gebruikt.
French
Dutch
English